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如何打造精益办公室系统?
(2020-11-30)

打造精益办公室,应先从5个方面考虑:


长期以来,“精益思想”(lean thinking)一直局限于生产车间中。但是,在企业中,90%消除浪费的机会都存在于制造运营部门之外,也就是管理与办公过程之中,如订单输入、客户服务、产品设计、采购、收款与付款等,这些过程中的浪费不仅数量多,而且很难消除,原因很简单,就是这些浪费很难被发现。

01 优化组织机构
如果能适当将组织机构扁平化,尽量去除一切多余的环节与人员,就可使高层管理者与一线管理者的信息双向传递更加及时有效,快速回应市场动向,提高管理效率。其次,要打破部门之间各自为政、信息交流极度匮乏的现象,实行资源共享。跨部门人员的再学习,不失为一个有利举措,更易让大家换位思考,使每个机构组织之间,更加紧密配合。

02 强化办公室5s管理
办公空间安排的合理与否,通常也会影响工作效率。经常有业务接触的部门可以安排办公地点近距离,减少“搬运”浪费;对文件进行归档分类管理;减少工作中分散注意力的信息数量,如垃圾邮件和私人联络;清理“视觉污染“,如过期的文件、不用的信笺等等……如此种种,对办公室进行定期整理、整顿、清扫、清洁、提高员工素养,就可营造“亮丽”的工作环境,让人心情舒畅,更添工作信心。

03 消除日常浪费
其实,在办公室的行政流程里,往往有很多难以定义的浪费,没有生产区域那么显而易见,所以,我们更应从细节处着手,识别办公室浪费。我们要培养自我节俭的意识,减少电力、纸张等能源消耗,努力营造大家共同遵守的“随手”氛围,如纸张重复利用、离开xx分钟关掉电脑显示器、白天关闭走廊亮灯、洗手后随手关掉水龙头等,从每一个细节中发现浪费、消除浪费。同时要治理人浮于事的现象,上班时间随意聊天、干私活、出工不出力等。其次,还要适当授权,简化行政审批手续、减少等待时间。此外,办公室浪费还有一种很严重的浪费—会议。召开不必要、没有重点的会议将会降低工作效率,打击员工的士气。以下摘自戴尔·卡耐基《人性的优点》中描述的会议管理方法:一、究竟出了什么问题?二、问题的起因是什么?三、这些问题可能有哪些解决办法?四、你建议用哪种办法?围绕此四个问题进行会议讨论,相信会收到意想不到的效果。

04 转变工作方法,提高效率
细数一天8小时中所做的工作,可以发现,有大部分是琐碎却是必要的。我们应学会合理安排、简化、并集中处理:将许多分开的工作步骤加以整合,变成单一任务,以减少工作的复杂度;相似的工作排在一起,集中在同一个时段来处理等。通常工作时数的多寡并不是与工作成果成正比,因此对于重点的,带高附加值的工作,我们应该投入最多的时间与心力。

05 提升客户服务质量
我们知道仅仅是以最好的态度、最强的责任心为客户考虑周到,实行“关怀服务”也已不能顺应时代要求,得到内外客户满意度的认可,本人认为更重要的是要提升个人的业务素质,勤练内功、不断学习,业务素质的提高,必将有利于从全局出发,为客户谋取更高的未来价值,也必将与客户形成更加坚实的事业伙伴关系。